7 Cara Menghadapi Klien yang Sulit dan Menjengkelkan

7 Cara Menghadapi Klien yang Sulit dan Menjengkelkan – Menjadi freelancer yang bekerja sendiri tidak berarti kita bebas dari interaksi antar manusia di dunia kerja yang penuh intrik. 

Interaksi yang mulus dengan klien menjadi sama pentingnya dengan menyelesaikan proyek itu sendiri. Namun, beberapa klien sangat tidak membantu untuk menciptakan interakssi yang lancar ini. 

Sebagai seorang freelancer profesional, menolak klien hanya karena mereka menyebalkan juga tidak mungkin terus dilakukan karena seringkali kita membutuhkan mereka untuk menambah pemasukan atau mengupgrade portfolio.

Baca Juga: Tempat Kerja Selain Café, Ini 5 Coworking Space di Jakarta

Melalui artikel ini, kami mau mengajak kamu memahami cara-cara menghadapi klien menyebalkan dengan tetap profesional. Jangan stres dulu ya.

7 Cara Menghadapi Klien yang Sulit dan Menjengkelkan

Kenali Seperti Apa Klien Kamu

Klien itu manusia biasa jadi pasti karakter klien kamu bukan jenis karakter baru dari 7 milyar manusia.

Kamu bisa mengenali klienmu jenis yang seperti apa dari meeting pertama atau dari chat pertama. Ada yang cerewet dan banyak mau, banyak mau tapi tidak membayangkan proses teknisnya, atau hobi mengkritik tanpa solusi.

Baca Juga: Siap-Siap! Ini 4 Tipe Klien di Dunia Freelance dan Cara Menghadapinya

Nah, kalau kamu sudah tahu klienmu jenis seperti apa kamu bisa lebih menyesuaikan gaya bekerja dan gaya komunikasi kamu kamu untuk memenuhi ekspektasi mereka. 

Kalau klienmu hanya hobi mengkritik, kamu bisa mengajukan pertanyaan untuk mengelaborasi kritik mereka.

Dengan cara ini  kamu menggiring fokus klienmu ke mencari solusi bukan hanya melihat masalah alias mengkritik berlebihan. 

Gaya bekerja juga bisa kamu sesuaikan untuk klien seperti ini dengan bekerja dengan gaya detil dan spesifik.

---

Minta Detil Proyek Lebih Spesifik 

Terutama jika kamu bekerja remote dan tidak memungkinkan bertatap muka dengan klien, cara ini bisa membantu melancarkan komunikasi antara kamu dengan klien.

Memberikan progres kerja yang detil dan spesifik memberi kesan bahwa kamu terbuka. Dampaknya, klien akan merasa kamu benar-benar peduli dan akhirnya percaya.

Baca Juga: Mau Jadi Freelancer Sukses? Miliki 3 Mindset ini!

Cara ini, walaupun bisa diterapkan ke klien mana saja namun akan membantu saat kamu berhadapan dengan klien yang dominan.

Selain itu, ada juga klien yang hanya memberikan instruksi secara general, atau mengkritik secara general. Berhadapan dengan klien seperti ini, kamu harus mengambil inisitaif untuk meminta detil dan spesifik dari kritik atau penjelasan mereka.

---

Menghadapi Klien yang Marah dengan Rasa Empati

Tidak ada cara lain yang paling efektif untuk menghadapi kemarahan klien selain dengan empati. Pasti sulit, karena kamu pun sedang emosi, namun ini harus dilakukan atas nama profesionalitas.

Dengan kamu menunjukkan empati tentang apa yang membuat klienmu marah, mereka akan merasa dimengerti sehingga akan lebih mudah tenang.

Kata kata seperti “Saya mengerti bapak/ibu kesal karena…………………” bisa sangat menolong kamu lho.

---

Arsipkan Setiap Permintaan Revisi

Revisi sudah jadi hal biasa bagi kita yang bergerak di dunia kerja lepas, yang tidak biasa adalah klien yang sering lupa akan apa yang dimintanya saat merevisi, dan minta hasil revisi direvisi lagi.

Kita sebagai pekerja juga pasti senewen menghadapi situasi seperti ini. Lalu bagaimana caranya agar hal ini tidak terjadi?

Baca Juga: 9 Cara Meningkatkan Keterampilan Freelancer agar Tidak Ketinggalan

Caranya addalah dengan mengarsipkan semua permintaan revisi, jika klien menyampaikan revisi lewat telepon atau tatap muka langsung, minta mereka untuk juga menulis permintaan revisi lewat email.

Dengan cara ini, kamu punya dokumentasi pembanding antara revisi yang diminta dan hasil pekerjaanmu. Kamu tidak jadi pihak yang disalahkan karena dianggap tidak memenuhi revisi.

---

Cara Menghadapi Klien Sulit, Menjadi Pendengar yang Baik

Di dunia kerja lepas internet, selain menjadi pendengar yang baik, kita juga harus menjadi pembaca yang baik.

Di dunia freelance digital seringkali komunikasi dilakukan lewat chat atau email, karena itu bacalah dengan teliti sambil memahami tiap poin yang disampaikan.

Pada momen tatap muka, jadilah pendengar aktif. Salah satu tanda kamu sudah menjadi pendengar aktif adalah kamu bisa mengajukan pertanyaan dari instruksi atau penjelasan yang disampaikan. Hal yang sama berlaku jika kamu membaca email atau chat dari klien.

---

Berdiplomasi dalam Menghadapi Konflik

Jika konflik sudah terlanjur terjadi, tidak ada cra lain untuk menghadapi klien selain dengan berdiplomasi.

Merespon sediplomatis mungkin akan menentukan arah konflik apakah akan membangun atau menghancurkan hubunganmu dengan klien.

Ketika kelakuan klien sudah semakin menjadi-jadi dan kamu sudah siap meluapkan emosi, tahan dulu!

Berikan klien argumen-argumen yang mendukung pendapatmu, ingat cara kamu menyampaikan argumen pun harus dengan nada setenang mungkin.

Baca Juga: 7 Cara Pekerja Freelance Atur Keuangan agar Tidak Nombok

Jika kamu sudah menunjukkan itikad baik untuk tetap tenang dan mengajukan pendapat logis dan    klien masih memperlakukanmu dengan buruk, maka inilah saatnya kamu menghentikan diskusi sampai klien tenang.

Yang harus diingat di sini jangan sampai klien jadi membully kamu, kamu harus tetap menjadi partner setara dengan klienmu.

---

Bangun Interaksi dengan Klien di Luar Pekerjaan

Sama seperti para pegawai kantoran yang hangout sepulang kerja, berinteraksi dengan klien di luar konteks pekerjaan juga bisa jadi cara menghadapi klien yang sulit. 

Dengan ngobrol santai dengan klien, kamu sedang membangun hubungan personal dengan klienmu yang akan membuat mereka lebih lunak nanti ketika sedang berurusan dengan pekerjaan.

Baca Juga: Cegah Burnout Dengan 5 Kiat Ini Agar Tetap Bahagia

Jika kamu freelancer yang bekerja lewat internet setidaknya sapalah klien dengan pertanyaan “Apa kabar?” sebelum memulai pembicaraan tentang pekerjaan dan akhiri dengan “Have a nice day”. 

Jika kamu tinggal sekota dengan klien dan kamu tahu ada kejadian-kejadian seperti kerusuhan atau banjir tidak ada salahnya bertanya kepada klien tentang kondisi mereka.

Menghadapi klien memang susah-susah gampang, adakalanya kita sudah mempraktekkan hal di atas namun tetap saja klien bertingkah.

Kalau sudah begitu, cara menghadapi klien paling efektif adalah dengan bertahan dan mencoba memisahkan pikiran antara pekerjaan dan kehidupan pribaddi agar kamu tidak mudah stres

---